Amersfoort is een festivalstad. De binnenstad zit vol pleinen die zich lenen voor een podium, en in de wijken staan elk jaar tientallen buurtfeesten. Wie zelf iets wil organiseren, van een straatbarbecue tot een meerdaags evenement, krijgt met de gemeente te maken. Hoe zwaar dat is, hangt vooral af van de omvang.
Melding of vergunning
Voor kleine activiteiten met weinig bezoekers, zonder afsluiting van doorgaande wegen en zonder versterkte muziek van betekenis, kun je vaak volstaan met een melding. Voor alles wat groter is, of waarbij je de weg afsluit, een tent plaatst, drank schenkt of muziek maakt, heb je een evenementenvergunning nodig. De gemeentesite heeft een checklist waarmee je snel ziet in welke categorie je valt.
Begin vroeg
Dit is het punt waarop de meeste initiatieven vastlopen. Een vergunning voor een groter evenement moet ruim van tevoren worden aangevraagd, omdat er advies wordt gevraagd aan politie, brandweer en de veiligheidsregio. Reken op maanden, niet op weken. Voor een straatfeest kun je korter van tevoren melden, maar ook daar geldt dat op tijd zijn het verschil maakt tussen een ja en een nee.
Wat er bij een aanvraag hoort
- Een plattegrond met podia, tenten, nooduitgangen en toiletten.
- Een draaiboek met tijden, opbouw en afbouw.
- Een veiligheidsplan bij grotere aantallen bezoekers.
- Een verkeersplan als er wegen afgesloten of omgeleid worden.
- Afspraken over afval, schoonmaak en sanitair.
- Een ontheffing voor het schenken van zwakalcoholhoudende drank.
Geluid
Geluid is bij evenementen het onderwerp waar de meeste klachten over gaan, zeker in een compacte binnenstad waar boven de winkels wordt gewoond. Er gelden normen voor het geluidsniveau en eindtijden, en die kunnen per locatie verschillen. Richt je speakers weg van woongevels, meet tijdens het evenement en zorg dat er iemand aanspreekbaar is. Bewoners vooraf informeren met een briefje in de bus scheelt in de praktijk meer klachten dan welke maatregel ook.
De locatie bepaalt veel
Een evenement op de Hof, op het Lieve Vrouwekerkhof of op het Eemplein heeft heel andere voorwaarden dan een feest op een grasveld in Schothorst of Vathorst. In het beschermde stadsgezicht wordt gekeken naar de belasting van de bestrating, naar bomen en naar de bereikbaarheid voor hulpdiensten. Voor de historische kern geldt bovendien dat er maar een beperkt aantal grote evenementen per jaar past.
Buurtfeesten en straatbarbecues
Voor een straatfeest is de route kort. Je meldt het bij de gemeente, je regelt eventueel een afzetting van de straat, je informeert alle bewoners en je zorgt dat hulpdiensten erlangs kunnen. Houd rekening met parkeerplaatsen die vrij moeten en met een eindtijd die redelijk is. In veel wijken is een bijdrage uit het wijkbudget mogelijk voor materiaal.
Verzekering en aansprakelijkheid
Regel een evenementenverzekering, ook bij een klein feest. Als organisator ben je aansprakelijk voor schade en letsel. Werk je met vrijwilligers, kijk dan of zij onder een verzekering vallen. Huur je een springkussen of een podium, controleer dan de keuringspapieren, want dat wordt bij een controle gevraagd.
Na afloop
Ruim op zoals je het aantrof, ook bij regen en ook als het laat is geworden. De gemeente kijkt bij een volgende aanvraag naar hoe het vorige jaar is verlopen. Een evenement dat de buurt netjes achterlaat en dat bereikbaar was voor klachten, krijgt volgend jaar makkelijker een ja. Dat is uiteindelijk het belangrijkste papier dat je kunt opbouwen.
Vrijwilligers en beveiliging
Bij een klein evenement doe je het met vrijwilligers, bij een groter evenement stelt de gemeente eisen aan gecertificeerde beveiliging en aan EHBO. Reken uit hoeveel mensen je nodig hebt op basis van het verwachte bezoek en regel dat vroeg, want in het festivalseizoen zijn beveiligers en EHBO’ers schaars. Zorg dat er altijd één persoon eindverantwoordelijk is en de hele dag bereikbaar blijft.
Financiering
Voor buurtactiviteiten zijn er wijkbudgetten, en voor grotere culturele initiatieven bestaan er subsidies en fondsen. Ondernemers in de binnenstad dragen bij aan een gezamenlijk fonds waaruit evenementen mede worden gefinancierd. Ga bij een eerste editie uit van een sober plan met een sluitende begroting, want een evenement dat het eerste jaar rond komt, krijgt daarna makkelijker steun.
